Un événement ne s’organise pas du jour au lendemain. Il faut savoir s’entourer des bonnes personnes et être sûr de son choix. Faire appel à une agence événementielle permet d’organiser au mieux son événement et réduire son stress. Encore faut-il bien choisir.

1. Déterminez vos besoins.

Tout d’abord, vous devez prendre le temps de créer un premier contact, avec le prestataire choisit comme par exemple, un traiteur, pour parler de vos besoins. L’idéal est d’écrire un cahier des charges, avec toutes vos demandes spécifiques, pour qu’il puisse vous cerner au mieux.

Le but est qu’il analyse votre demande, vous conseille et vous donne un avis sur celle-ci. Puis, l’objectif est d’observer sa réactivité face à votre requête. Ainsi, il doit être en mesure de vous donner une réponse rapidement pour assurer son professionnalisme. À partir de là, vous pourrez envisager une rencontre.

2. Observez sa réputation.

En cherchant le prestataire qui fera de votre événement quelque chose d’unique, renseignez-vous sur sa réputation. Les avis clients sont souvent nos meilleurs alliés dans ces moments-là. Consultez les avis laissés sur Google par exemple. Ou bien, sur les réseaux sociaux du prestataire, comme Facebook, afin de s’informer sur les qualités de prestations.

Puis, informez-vous aussi par le biais de votre entourage ou de connaissances qui ont peut-être eu l’occasion de travailler avec ce prestataire. Cela vous rassurera d’avantage sur votre choix et sur le sérieux de cette personne.

3. Comparez les offres.

Vous avez enfin trouvé le prestataire idéal, mais il reste une chose à examiner : les offres. Pour cela, demandez plusieurs devis à différents prestataires. Par la suite, observer les devis pour vérifier que tout y est bien indiqué (les suppléments tels que les heures supplémentaires ou bien les frais de déplacement). Cela vous permettra de comparer les différentes offres, et ainsi de choisir celui qui sera en adéquation avec la qualité de services proposés.

Après l’événement, faites un point avec votre prestataire pour voir ce qu’il faut améliorer et ce qui était parfait. Le plus, c’est de garder le contact afin de le solliciter, si jamais vous prévoyez d’organiser un autre événement.

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